Ondernemers info

De website voor en door ondernemers

Vergaderruimte huren? Lees deze tips!

Posted on

Er zijn verschillende soorten vergaderruimten. Misschien heb je het geluk dat er bij jou op kantoor voldoende vergaderruimte is, maar bij niet elk bedrijf is dit zo. Sommige bedrijven zijn nou eenmaal klein(er) en hebben geen ruimte voor grote vergaderzalen.

In zo’n geval kan het handig zijn om een vergaderruimte te huren. Op deze manier kan je toch een grote vergadering organiseren, bijvoorbeeld met verschillende klanten en stakeholders, zonder dat er een tekort aan ruimte is. Maar waar moet je op letten wanneer je een vergaderruimte gaat huren?

De datum

Allereerst de datum van de vergadering. Is deze al vastgesteld of ben je hier flexibel in? Wanneer je een ruimte gaat huren is het natuurlijk belangrijk dat deze beschikbaar is wanneer jij hem nodig hebt. Informeer hier dus goed naar. Over het algemeen staat het op de website wel aangegeven, maar een dubbele boeking komt nog altijd wel eens voor.

Het aantal mensen

Er zijn vergaderruimtes te huur met ruimte voor 10 mensen, maar ook met ruimte voor 50 mensen. Bedenk van tevoren goed hoeveel mensen er zullen komen en hoeveel ruimte je dus nodig zal hebben. Je kunt een mooie ruimte vinden, maar als niet al je gasten erin passen, dan heb je er nog weinig aan.

Waarvoor is de ruimte?

Niet alleen vergaderingen, maar ook presentaties, trainingen en teambuildingactiviteiten vinden vaak plaats in een vergaderruimte.

Bedenk van tevoren dus ook goed welke activiteiten er zullen plaatsvinden en hoeveel ruimte je daarvoor nodig hebt. Vergeet ook zeker de middelen niet. Wil je een presentatie houden? Zoek dan een ruimte met bijvoorbeeld een beamer.

Wanneer je een workshop, training of teambuildingactiviteit wil doen, zal je hier wellicht meer ruimte voor nodig hebben. Er komen dan misschien niet zoveel mensen, maar er is wel voldoende ruimte nodig.

Locatie

Minstens net zo belangrijk als de eerdergenoemde tips: de locatie. Het is fijn als je gasten niet te ver hoeven reizen naar de locatie. Denk bij de locatie niet alleen aan reistijd, maar ook aan bereikbaarheid.

Komen je gasten met het openbaar vervoer? Dan is het handig om een vergaderruimte vlakbij een (bus)station te huren. Komen de meeste gasten met de auto? Zoek een locatie die goed bereikbaar is en gratis parkeerplaatsen heeft.

Weet je niet hoe je gasten gaan komen? Zorg dan voor een vergaderruimte die zowel met het openbaar vervoer als met de auto goed bereikbaar is. De Leeuwenbrug in Deventer bijvoorbeeld. Dit complex is zowel met de auto als met het openbaar vervoer goed te bereiken.

De prijs

Het is verstandig om van tevoren een budget vast te stellen. Op deze manier weet je gelijk welke ruimtes haalbaar zijn en welke niet. Houdt bij het vaststellen van het budget rekening met de eerdergenoemde punten. Een vergaderzaal voor 100 man is logischerwijs prijziger dan een zaal voor 15 man.

Aan de hand hiervan kan je een realistisch budget vaststellen.

Fijne vergadering!

Met deze tips in je achterhoofd komt het vinden van de juiste vergaderruimte helemaal goed. Wij wensen je alvast een prettige vergadering toe!