Hoe je als DGA helderheid houdt over beloning en administratie

Begin met duidelijke afspraken

Stel: je zit met de aandeelhouders rond de tafel en de vraag komt op tafel wie welk salaris krijgt. Zonder regels wordt het rommelig. Leg daarom vast wat je ambities zijn, hoe vaak salaris wordt geëvalueerd en welke rol dividend of managementvergoeding speelt. Duidelijke afspraken voorkomen misverstanden en maken later verdedigen richting Belastingdienst een stuk makkelijker.

Maak administratie praktisch en overzichtelijk

Een stap die veel DGA’s onderschatten is structuur in dossiers. Zorg dat salarisbesluiten, jaaropgaven en bestuursbesluiten makkelijk terug te vinden zijn. Werk met een vaste mapstructuur of digitale administratie waarin je per jaar en per entiteit ordent. Als je met een holdingstructuur werkt kan gespecialiseerde informatie over salarisadministratie binnen holdings heel nuttig zijn om te weten waar je op moet letten.

Houd rekening met fiscale regels

De gebruikelijkloonregeling, dividenduitkeringen en verrekeningen tussen holding en werkmaatschappij hebben fiscale consequenties. Maak regelmatig een korte check: voldoet je salaris aan de gebruikelijkloonregeling? Zijn er leningen tussen privé en de BV die apart moeten worden vastgelegd? Zo voorkom je navorderingen en onnodige boetes.

Praktische checklist voor elke DGA

Gebruik deze checklist als basis en pas aan naar jouw situatie:

• Leg salarisbesluiten vast in een bestuursbesluit.
• Bewaar jaaropgaven en loonstroken per jaar.
• Documenteer dividendbesluiten en onderbouw de winstverdeling.
• Houd leningen en privé-opnames strikt gescheiden in de administratie.
• Plan jaarlijkse salarisbeoordelingen en benchmark tegen de markt.

Wanneer hulp inschakelen

Kom je er niet uit met complexe holdings of wil je zekerheid richting Belastingdienst? Schakel dan tijdig een specialist in. Een korte adviessessie kan veel papierwerk en discussie schelen. Belangrijk: maak afspraken over wie verantwoordelijk is voor welke stukken, zodat je als DGA altijd snel kunt aantonen waarom besluiten zo zijn genomen.

Met overzichtelijke afspraken, een strakke mapstructuur en periodieke checks houd je als DGA controle over beloning en administratie. Kleine acties, zoals duidelijke bestuursbesluiten en een vaste checklist, leveren op de lange termijn veel rust op.