Het efficiënt vastleggen van al jouw meetings

Als ondernemer heb jij zeer waarschijnlijk wekelijks een hoop gesprekken, overleggen en vergaderingen. Denk hierbij aan een acquisitiegesprek met een potentiële klant, een overleg met het marketingteam of een vergadering met de raad van advies. Al deze overleggen leveren een hoop waardevolle informatie op. Het is belangrijk dat jij deze informatie goed vastlegt. Zodat je ook in de verre toekomst deze informatie nog steeds efficiënt kunt raadplegen. 

Hoe je dit kunt realiseren? Door gebruik te maken van een digitale vergadertool. Hoe je dit dan precies doet voor verschillende soorten overleggen? Dat gaan we je kort en bondig uitleggen!

Externe meetings

Jij hebt een gesprek met een nieuwe lead of een klant. Samen bespreken jullie zaken over het voortzetten van jullie samenwerking, daarbij maken jullie al enkele mondelinge afspraken. Het is natuurlijk asociaal om tijdens het gesprek te gaan typen, dus direct na de meeting pak jij je vergadertool erbij. Voorafgaand aan de meeting heb je alvast een ‘vergadering aangemaakt’ voor dit gesprek. Snel voeg je onder ieder agendapunt toe wat er besproken is. Zo heb jij voor de volgende meeting weer toegang tot deze informatie. Hebben jullie enkele definitieve beslissingen genomen, of actiepunten bepaald? Dan kun je deze ook gemakkelijk toevoegen in de daarvoor aangemaakte sectie. Zodra je alles hebt ingevoerd, schiet je met enkele klikken een PDF met het gehele verslag van de meeting toe naar je lead/klant. Hij of zij ontvangt een gepersonaliseerd mailtje met een opmaak in jouw huisstijl. Super efficiënt!

Interne meetings

Iedere twee weken zit jij met het marketingteam om tafel voor een update. Deze meeting vindt iedere keer plaats volgens een vast stramien. In je vergadersoftware heb je hier een speciaal template voor aangemaakt, dit voorkomt dat je iedere keer opnieuw de agenda moet opmaken. Voorafgaand aan de meeting kan je team alvast eigen input toevoegen aan de agenda of additionele bestanden uploaden. Enkele dagen voor de meeting ontvangt iedereen een uitnodiging met hierin de agenda en eventuele bijlage. Ook kun je meteen zien wie zijn of haar actiepunten van de vorige meeting nog niet heeft afgerond. Onder de streep zorg je voor: een efficiëntere voorbereiding, goede verslaglegging en betere afwikkeling. 

Op de lange termijn is het gebruik van een vergadertool waardevoller. Alle informatie blijft voor iedereen inzichtelijk en kan snel teruggevonden worden met een handige zoekfunctie. Zo kunnen bedrijven wekelijks meerdere uren per persoon besparen door het vergaderproces te digitaliseren en te automatiseren!