Wat te doen als ondernemer wanneer je een kantoor wilt huren

Als ondernemer kan de stap om een kantoor te huren een grote, maar noodzakelijke verandering zijn voor de groei van je bedrijf. Of je nu uit huis werkt, vanuit een gedeelde werkruimte opereert of een extra plek nodig hebt voor je team, het vinden van de juiste kantoorruimte is essentieel. Maar hoe pak je dit aan? In deze blog bespreken we de belangrijkste stappen en overwegingen voor het huren van een kantoor, zodat je goed voorbereid de beste keuze kunt maken.

1. Bepaal je behoeften

Voordat je op zoek gaat naar een kantoorruimte, is het belangrijk om goed in kaart te brengen wat jouw specifieke behoeften zijn. Denk na over zaken als:

• De grootte van het kantoor: Hoeveel mensen moeten er comfortabel kunnen werken? Heb je aparte ruimtes nodig voor vergaderingen, een receptie of een opslagruimte?
• Locatie: Moet het kantoor zich in het centrum van een stad bevinden, of is een locatie aan de rand of zelfs buiten de stad ook acceptabel? Een centrale locatie kan handig zijn voor klanten en werknemers, maar de kosten zijn vaak hoger.
• Faciliteiten: Wil je een volledig ingericht kantoor of heb je genoeg aan een lege ruimte waar je zelf de inrichting bepaalt? Heb je toegang nodig tot een keuken, parkeerplaatsen of beveiliging?
• Contractduur: Wil je een flexibel huurcontract of ben je bereid je voor langere tijd vast te leggen? Korte contracten bieden meer vrijheid, maar vaak zijn langere contracten goedkoper op de lange termijn.

Het helder in kaart brengen van deze behoeften zorgt ervoor dat je gerichter kunt zoeken en voorkomt dat je uiteindelijk in een ruimte terechtkomt die niet past bij de groei en doelen van je onderneming.

2. Budgettering en financiële overwegingen

Het is essentieel om een duidelijk budget vast te stellen voordat je een kantoor gaat huren. Houd er rekening mee dat de huurprijs niet de enige kostenpost is. Er kunnen extra kosten zijn zoals servicekosten, belastingen, verzekering en onderhoud van het pand. Daarnaast moet je ook denken aan de inrichting van het kantoor, zoals meubels, kantoorapparatuur en IT-infrastructuur.

Bepaal hoeveel je maandelijks aan huur kunt besteden zonder de financiële gezondheid van je bedrijf in gevaar te brengen. Het is verstandig om een buffer in te bouwen voor onverwachte kosten of voor momenten waarop de inkomsten even tegenvallen.

3. Onderzoek de markt

Als je weet wat je nodig hebt en hoeveel je bereid bent te besteden, kun je beginnen met het verkennen van de kantoormarkt. Er zijn verschillende manieren om geschikte kantoorruimtes te vinden:

• Vastgoedwebsites: Er zijn veel platforms waar kantoorruimtes te huur worden aangeboden. Dit is een goede plek om een breed aanbod te bekijken en prijzen te vergelijken.
• Lokale makelaars: Een makelaar kan je helpen bij het vinden van een kantoorruimte die voldoet aan jouw wensen en je adviseren over huurcontracten en onderhandelingen.
• Netwerk en mond-tot-mondreclame: Vraag in je netwerk of iemand ervaring heeft met het huren van kantoorruimtes of aanbevelingen kan doen. Vaak zijn er via-via mogelijkheden die niet direct op websites worden aangeboden.
• Kantorenparken en business centers: Sommige bedrijvenparken bieden tijdelijke of flexibele kantoorruimtes aan met gezamenlijke voorzieningen. Dit kan een goede optie zijn als je eerst wilt experimenteren met kantoorruimte voordat je je langdurig vastlegt.

4. Onderhandelen over de huurvoorwaarden

Wanneer je een kantoorruimte hebt gevonden die aan je wensen voldoet, is het tijd om te onderhandelen over de huurvoorwaarden. Dit is een cruciaal moment waarop je geld kunt besparen en flexibiliteit kunt waarborgen. Enkele punten waarop je kunt onderhandelen zijn:

• De huurprijs: Vraag altijd of er ruimte is voor korting, vooral als je bereid bent om een langere huurtermijn aan te gaan.
• De huurperiode: Probeer flexibiliteit in te bouwen, bijvoorbeeld door een kortere huurperiode met de mogelijkheid om te verlengen.
• Servicekosten: Zorg ervoor dat je duidelijkheid krijgt over wat er in de servicekosten zit en of je deze kunt beperken of delen met andere huurders.
• Opzegtermijnen: Kijk goed naar de opzegtermijn in het contract. Hoe flexibel kun je opzeggen als je situatie verandert?
• Renovatie of inrichtingsbudget: Sommige verhuurders zijn bereid om te investeren in aanpassingen aan het kantoor, zoals schilderwerk of vloerbedekking, vooral als je een langere huurtermijn aangaat.

5. Flexibele opties overwegen

Als je nog niet klaar bent om een volledig eigen kantoor te huren, zijn er ook flexibele opties die je kunt overwegen, zoals:

• Coworking spaces: Dit zijn gedeelde werkruimtes waar je een bureau of een klein kantoor kunt huren. Je profiteert van de faciliteiten zonder de volledige kosten van een eigen kantoor.
• Business centers: Hier kun je volledig ingerichte kantoren huren voor korte of langere periodes. Vaak zijn deze locaties voorzien van vergaderruimtes, receptiediensten en IT-ondersteuning.
• Flexibele leasecontracten: Sommige verhuurders bieden flexibele contracten aan waarbij je per maand of per kwartaal kunt opzeggen, wat handig is als je bedrijf in een onzekere fase zit of snel kan groeien.

6. Check de locatie

Naast de binnenkant van het kantoor, is het ook belangrijk om de omgeving goed te onderzoeken. Zijn er goede parkeermogelijkheden voor werknemers en bezoekers? Is het kantoor goed bereikbaar met het openbaar vervoer? Zijn er voorzieningen zoals restaurants of winkels in de buurt waar jij en je medewerkers tijdens de lunchpauze gebruik van kunnen maken?

Een goede locatie kan bijdragen aan de tevredenheid van werknemers en het gemak voor klanten om langs te komen, wat indirect bijdraagt aan de groei van je bedrijf.